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会议服务流程


第一步:提交需求,沟通基础信息(两种方式)
① 网上直接填写并提交需求,我司工作人员会在30分钟内主动联系客人,核实细节并提供基础资讯与建议。
② 拨打服务热线,或通过本站的服务qq,实时交流与提交需求。

第二步:在核定时间内,编写基础方案(含报价)
会议、活动、奖励旅游:我方在接到具体需求并初步沟通后,一般按照出境1个工作日,国内半个工作日,主题活动/创意策划1—2个工作日的时间,在限期前进行方案与报价的反馈。

第三步:对我司资讯进行反馈,根据客人的需求个性化调整方案。
个性化服务,力求为客人提供性价比最匹配,最符合需求的整体服务。

第四步:方案确定后,签订协议。
对于会议、活动、策划,签订专门的会议、活动、策划协议;而对于奖励旅游则签订广东省旅游局审订、核发的格式合同。

第五步:根据合同条款,预付团款或活动费用。

第六步:筹备并实施相关活动。

第七步:结束后进行项目的消费确认,按照实际情况完成结算,打印发票。
由于会议、活动实际消费的不确定性,提前书面确定委托方消费确认人,签字确认实际消费情况,项目结束后3—5个工作日内根据清单完成结算,后打印发票。

第八步:客户服务专员回访,业务评分。

注意——
①国际项目设计签证、政策等问题,请尽量提早提交需求,预留足够的操作时间。
②国内项目(奖励旅游):省外请提早至少2周提出需求(越早越好),省内请至少提早5—7个工作日提出需求。
③会议、活动等项目因涉及选择场地、轮候排期的问题;温泉、海滩等涉及淡、旺季的问题,请尽量提早提出需求,并以首付预订为准。
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